Книга «Новые правила деловой переписки» — краткий пересказ

Помните, как на уроках литературы мы пересказывали главы классических произведений? Так и мы вдохновились новой книгой Людмилы Сарычевой и Максима Ильяхова «Новые правила деловой переписки» и решили пересказать основной сюжет. Внимание, спойлеры!
Preview kevvex8kzvq
Автор статьи
Света Стахнёва
SMM
Дата
11 апреля 2019
Рубрика
Статья

Об авторах

Для начала поговорим об авторах. Сложно найти человека, который не слышал и ничего не знает о Максиме Ильяхове. Но если это ты, тогда не пропускай этот пункт.

Максим Ильяхов и Людмила Сарычева известны самой популярной рассылкой о тексте в России, которую за 4 года прочли 120 тысяч человек. А в 2016 году вышла их совместная книга «Пиши, сокращай». Нам кажется, её смело можно назвать библией копирайтера.

Максим Ильяхов — основатель сервиса для проверки текста «Главред» и главный редактор «Тинькофф-журнала».

Людмила Сарычева — главный редактор издания «Дело Модульбанка» . Редактор и автор статей о деловом общении.

Введение

Как понятно из названия, книга посвящена деловой переписке. Переписке с «уважаемыми коллегами», руководителями, партнёрами, спонсорами, подрядчиками. Со всеми, с кем вас так или иначе связывают деловые отношения.

Подойдёт она всем, кто пишет по рабочим вопросам на почте или в соцсетях. В книге не рассматриваются правила этикета и здесь вы вряд ли найдёте шаблоны для переписок.

Зато авторы приводят конкретные примеры, разбирают их и учат высказывать мысль без негатива. Главная идея книги в том, что общение, как в реальной жизни, так и в переписке, должно строиться на уважении.

Мы хотим, чтобы после этой книги люди любили не столько ваши письма, сколько лично вас. Чтобы о вас говорили: «Как приятно с этим человеком работать! Мы хотим, чтобы люди к вам тянулись, хотели вам помогать, оказывать услуги и идти навстречу.

Содержание

Книгу вполне можно назвать настольным справочником. Отсюда у неё очень простая структура:

Введение

Как и полагается, в самом начале авторы рассказывают о книге и её назначении. Делятся вещами, которые раздражают в переписках: небрежность, натянутая вежливость или манипуляции.

Матчасть

Далее мы переходим к увлекательной теории. Основная мысль раздела в том, что причина не в словах, которые мы употребляем, а в посыле, что мы вкладываем в письмо. Авторы разбирают ситуации с конкретными примерами, объясняя причину негатива. И показывают, как стоит писать сообщения, чтобы за «уважаемыми коллегами» не стояла фраза «вот же мудак».

Практика

Если нет времени читать книгу, то можно открыть последний раздел и найти нужный пример для своей ситуации. Например, как откликнуться на вакансию или отработать претензию клиента.

Вежливость — это не слова

Как мы уже и отмечали, основная мысль книги в том, чтобы относиться друг к другу с уважением и заботой. Не с заботой о бизнесе, а с заботой о собеседнике! Главное, не перепутать.

Быть вежливым — не то же самое, что писать вежливые слова

Ваша открытость и искренность может стать визитной карточкой. Не нужно «изображать уважение». На приятные письма хочется отвечать быстрее, хочется вдуматься в предложение и решить любую возникшую проблему в воскресенье. Просто потому, что человек искренне и вежливо написал письмо. Всё просто.

Сделать удобно получателю

Хватит присылать огромные пласты текста с кучей флуда и ненужной информацией. Структурно написанный текст без лишнего и нелепых ошибок становится удобным в первую очередь получателю. Разделите сообщение на абзацы, пишите по одному делу и объясните, куда ведёт эта огромная ссылка. Сделав текст читабельным и понятным, вы сможете рассчитывать как минимум на благодарность.

Так у писем сложилась устоявшаяся структура. Соблюдение подобной формы сильно упрощает восприятие текста:

  1. Имя отправителя.
  2. Тема письма.
  3. Приветствие.
  4. Суть разговора.
  5. Вопрос или призыв.
  6. Подпись.
  7. Контакты для связи.

Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю.

Новые участники в переписке

При общении с клиентом часто приходится подключать новых людей. А потом повторно разъяснять им о договоренностях. Но ничто не бесит так, как прочтение огромной истории переписки в надежде понять, что от тебя хотят.

Правило простое: ввести нового человека в курс дела и познакомить с участниками переписки.

Внимательно с именем

Чтобы вызвать гнев у получателя с первых строк, достаточно ошибиться с именем. Подобная невнимательность говорит о том, что автор письма отправляет письма всем подряд.

Часто путают тех, чья фамилия похожа на имя. Или похожие друг на друга имена.

Людей с такими именами постоянно называют неправильно. Каждый день кто-нибудь назовёт Максима Ильёй, а Люду — Любой.

Когда лучше не писать

Если вас распирают гнев и эмоции и вы уже нервно стучите по клавишам, чтобы разложить по полочкам все ваши претензии, то остановитесь. Выдохните и остановитесь.

Порой бывают несправедливые ситуации, но не стоит писать коллеге на эмоциях, даже если кажется, что письмо максимально лояльное и нейтральное. Авторы книги советуют перевести дух или позвонить.

Вот правило, которое поможет поймать себя на эмоциях. Если вам очень хочется написать это письмо — это эмоции. Если вы прочитали письмо и вам не терпится на него ответить — это эмоции.

Манипуляции

Манипуляция — это когда собеседник скрывает свои истинные намерения за просьбой. Они очевидны и абсолютно всегда неприятны. Это лишь подчеркнёт, что вы считаете собеседника глупым. Разве такая цель преследуется, когда в ход идут манипуляции?

Скажем нет неуважению и фразам «заранее спасибо» и «тыжпрофессионал».

Вместо того, чтобы честно, по-партнёрски, сообщить о своих желаниях и попробовать договориться, манипулятор пытается обвести оппонента вокруг пальца. Ключевое слово — оппонент.

Холодное письмо

При общении со знакомыми людьми мы уже имеем представление о их интересах, манере письма и желаниях. Но как привлечь внимание и при этом не наткнуться на негатив, если человек получает ваше письмо впервые?

Для начала нужно понять, кому мы отправляем холодные письма. Как правило мы отправляем коммерческие предложения, приглашаем на мероприятия или ищем работу.

Авторы предлагают соблюдать 5 простых правил:

1. Пишите спокойным тоном. Каждый из нас хочет вести дела с нормальными людьми, а не «клоунами».

2. Не решайте за читателя. Изучите интересы получателя и спросите о их желаниях. Подумайте, как ваш продукт может быть им полезен.

3. Не уговаривайте. Ну пожалуйста.

4. Читатель вам ничего не должен. Отнеситесь с уважением и дайте получателю выбор. Даже если его выбор — не открывать ваше письмо.

5. Простое действие. Задача холодного письма — не продать товар или заключить контракт, а начать беседу с человеком. Предложите ему встретиться или созвониться, если в этом есть необходимость.

Практика

Практическая часть одна из самых полезных. Если вы совсем не располагаете временем, то этот раздел для вас. Авторы разбирают частные истории и дают советы: как откликнуться на вакансию, ответить на хамское письмо или как сделать коммерческое предложение.

Итог

Некоторые из вас могут сказать, что подобные правила необязательны и «доброго времени суток», манипуляции и небрежность в письмах тоже работают. Да, работают. Но мы стремимся сделать нашу работу эффективнее, избегать лишнего негатива и инвестировать в отношения. Если хотите стать профессионалом, сильным руководителем и тем самым крутым другом и партнёром, то советуем прочитать книгу.