Как проводить планёрки и бороться с хаосом

Большая часть совещаний, на которые мне приходилось бывать, навевают уныние. Иногда они проходят в хаосе, где все пытаются друг друга перекричать, иногда только формально называются совещаниями, на деле это заслушивание решений маленького корпоративного диктатора, иногда же количество некомпетентных присутствующих лиц настолько высоко, что совещание напоминает то самое видео про 7 красных линий. Когда совещание заканчиваются, сотрудники с облегчением расходятся, чтобы наконец заняться работой.

Это печально, поскольку коллективное обсуждение порождает очень крутой эффект синергии при правильном проведении с использованием техник фасилитации. Вот небольшой список эффектов от продуктивных совещаний и планерок, которые мне повезло наблюдать лично, в том числе и в Epic Skills:

• Проблемы компании решаются, а не игнорируются.
• План действий для команды обсуждается, а не навязывается.
• Вся команда в курсе планов и/или проблем компании и думает над их решением в промежутке между совещаниями.
• Ответственность перед руководителем заменяется ответственностью перед группой.
• Хорошие идеи появляются из воздуха, а не из головы руководителя.
• Атмосфера в компании заряжается на успех и долгое хранение овощей.

Около года назад мы в Epic Skills придумали, как проводить планёрки. Найденный гибридный алгоритм фасилитации позволяет нам обойтись без лишнего стресса на встречах, эффективно распределять задачи и ответственность, освобождает меня лично от принятия решений, которые могут быть придуманы и решены без меня. Система получилась такой удачной, что мы почти не меняли её с тех пор, активно используем и с удовольствием делимся. Итак, чтобы эффективно решать проблемы в компании и постоянно меняться вам понадобятся:

Рабочая группа

3-7 человек, которые умеют и любят работать. Если в команде есть особи, избегающие работы, например, нужные для красоты, не берите их с собой на планёрку.

Список тем

Список тем, которые нужно обсудить, хранящийся в отдельном файле. Каждый участник команды может добавить свою тему.

Модератор

За неделю до планерки назначается модератор. Модератор отбирает темы для планерки, помогает не отвлекаться от тем, делать перерывы и фиксирует договоренности на бумаге, чтобы потом переосмыслить их и перевести в специальный файл с результатами всех планерок. В начале планерки модератор в течение 15 минут отчитывается по тому, что сделано со времени предыдущей планерки, затем называет 6-7 тем, которые выбраны на сегодня.

Секундомер

Время на обсуждение каждой темы – 15 минут. 1 минута на представление темы, 13 на обсуждение, 1 минута на резюме. 15 минут – время, после которого внимание начинает немного размываться, поэтому каждый блок обсуждения не дольше четверти часа. После трёх блоков перерыв в четверть часа. Если мы не укладываемся в 15 минут при обсуждении темы блока, мы возвращаемся к обсуждению после того, как обсудили все темы. Обсуждать полтора часа одну тему мы не можем себе позволить

Маркеры

У модератора есть несколько сигнальных Mute-маркеров. В случае оффтопа модератор просто дает маркер и нашкодивший участник замолкает на две минуты.

Файл отчётов

Иногда сотрудники пропускают планёрки или забывают их результаты. Для этих случаев, которые случаются почти каждый раз, есть специальный файл, в котором собраны все результаты и перечислены ответственные за задачи. Чаще всего все задачи нужно сделать к следующей планёрке.

Регламент

Предыдущий текст, в более полном виде, должен храниться в легкодоступном месте, на случай присоединения новых участников к команде. Например, у нас есть база знаний, находящаяся онлайн, и там есть статья «Проведение планёрок».

Культура

Все это работает в команде, где принято брать на себя ответственность и проявлять инициативу, где в голове сотрудников хотя бы периодически возникает мысль «что хорошего я могу придумать или сделать для компании», где руководство не мешает подчиненным делать часть работы за них. И да, это работает у нас еще и потому, что любой человек из моей команды может дать мне mute-маркер, потому, что «Глеб, это уже не по делу» :) Такие дела.